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家具用具、装具管理

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华中科技大学家具用具管理流程

时间:2017-09-14  来源:   点击:

1、业务设计概述

1.1业务设计原则

l 建立“领用人-院系部处-家具用具资产主管部门”三级立体管理体系,部分管理职能下移。

l 构建流程化、网络化业务办理和审批模式,自主办理,尽量避免教职工跑路。

l 基于业务的跨部门协同,分级授权,协作共享。

l 除必要跨部门协作所需的单据,及上级行政主管部门需要的业务单据存档备案外,无需打印其他纸质单据。

l 充分利用移动互联技术(微信),管理随身、服务同行。

2、业务功能及流程设计

2.1申购管理

2.2家具用具建账管理

    家具用具建账业务办理:

  

领用人网上提交建账申请,需填写信息:

合同与购置信息:

合同号、合同日期、供应商、发票日期、发票号、领用单位、上传发票

家具用具清单及详细资料:

家具用具名称、单价、型号/规格、生产厂商、保修期限、备注、家具用具照片、存放地、数量。

流程介绍:

1. 领用人打印验收报告,线下组织验收,验收后上传验收报告照片。

2. 单位家具管理员在线审核信息是否准确。

3. 家具用具资产管理部门建账终审。

4. 终审后系统自动发起财务预约。

5. 终审通过的业务,领用人或单位家具管理员可自己打印建账凭证。

6. 申请人持发票、建账凭证等资料到财务报账。

7. 系统自动刷新财务报账数据,家具用具入库。家具用具资产管理部门(或者单位家具管理员)打印标签下发。

8. 业务办结。

注意:

1. 家具用具编号:终审后生成资产编号、J16*****+4位流水号

2.存放地选择:可输入可选择

3. 标签样式:设备、家具用具沟通协调。

2.3家具用具查询及修改

2.3.1 家具用具查询

提供按领用单位、按领用人、存放地为主线的公共查询模块。

提供领用人查询个人名下家具用具详情、单位家具管理员查询本单位家具用具明细、家具用具资产管理部门查询全校家具用具明细的功能。

2.3.2 家具用具信息修改

领用人有权限修改家具用具的存放地点、使用现状(在用、闲置)、备注信息。

单位家具管理员有权限修改领用人、存放地点、使用现状(在用、闲置)、备注信息。

家具用具资产管理部门有权修改家具用具除领用单位、价值、财务账目相关信息之外的信息。

2.3.3 建账修订

家具用具资产管理部门对入账有误的家具用具信息进行修订。

2.4家具用具变动业务

提供家具用具的领用人变更、存放地变更、价格变动的在线办理和直接办理功能。

2.4.1变更领用人业务(领用单位内部)

(1) 原家具用具领用人提交领用人变更申请;

(2) 新领用人在线审核确认,并确认新存放地;

(3) 单位家具管理员审核;

(4) 家具用具领用人正式变更。

注:新领用只能选择家具用具领用单位有建账权限的教工。

2.4.2增减值业务

(1) 家具用具领用人发起价格变动申请;

(2) 单位家具管理员审核;

(3) 家具用具资产管·理部门终审;

(4) 自动发起财务预约;

(5) 家具用具价格变更。

(6) 申请人打印《价格变动调账单》

(7) 申请人携带《价格变动调账单》、发票等前往财务处报账;

(8) 业务办结;

2.4.3 调拨业务

二级单位(学院)内部:

二级单位(学院)之间:

(1)调出单位家具管理员提交调拨申请。

(2)调出单位分管领导审核;

(3)调入单位家具管理员审核,确定家具用具的新领用人及存放地;

(4)调入单位分管领导审核;

(5)家具用具资产管理部门审核;

(6)家具用具调拨成功,家具用具领用单位、领用人、存放地变更。

注意:调拨需要分管领导审核。

2.5家具用具处置管理

报废、报失、退库、转出网络化流程化办理。

所有处置类业务在完成业务审批后,均需要进入汇总报批环节,上校办公会决议后进行集中的财务销账和家具用具销账。

2.5.1 报废业务

报废业务是指:家具用具由于损坏不能维修、没有维修价值的家具用具下账;一般需要校验购置年限,没过报废年限,或过了报废年限但实物完好无损,仍能继续使用的一律不允许报废;

2.5.1.1 固定资产类家具报废

                             (1) 家具用具领用人在自己名下家具用具中勾选家具用具,发起报废申请;

     (2) 领用人提交报废申请后,报废家具用具进入公示平台;

     (3) 单位家具管理员汇总审核并打印《报废鉴定表》(报废申请表);鉴定小组成员签字、单位分管领导线下审核签字盖公章;

     (4) 单位资管管理员上传签字后的鉴定表;

     (5) 家具用具资产管理部门在线审核;

     (6) 家具用具处置汇总上会;

     (7) 将汇总处置家具用具提交到处置竞价平台;

     (8) 如果没有公司或个人集中回收,通过院系自行处置;

(9) 批量下账。                                                            


          

2.5.1.2低值家具报废

1)家具用具领用人在自己名下家具用具中勾选家具用具,发起报废申请;

2)领用人提交报废申请后,报废家具用具进入公示平台;

3)单位家具管理员汇总审核并打印《报废申请表》,单位组织论证鉴定,鉴定通过后提交本单位党政联席会议或办公会议集体审议,审议通过后报单位相关领导签字、盖章。

4)《报废申请表》报家具用具资产管理部门备案;

5)家具用具资产管理部门报国有资产监督管理部门复核;

2.5.2报失报损业务·

报失业务是指:是针对校内已经丢失的家具用具,辅助用户完成家具用具报失工作;

报损业务是指:是针对未到使用年限,但不能继续维修使用的家具用具;


(1) 家具用具领用人在保卫处或者派出所报案后,提交报失业务申请,打印《家具用具损坏丢失情况报告表》;

(2) 单位家具管理员线下签字;

(3) 单位分管领导在报失报损申请表签字盖章,填写责任认定,是否赔偿等意见;

(4) 申请人上交签字盖章后的《家具用具损坏丢失情况报告表》到房产处;

(5) 家具用具资产管理部门在线审核;

(6) 流程进入汇总报批及销账处置流程;

2.5.3退库业务

退库业务是指:建账后(甚至报销后),因为各种原因(质量问题,商家问题等)发生的退货和换货业务,需要从已入账数据退库;

(1) 领用人提交退库申请;提交财务退款证明单据;

(2) 单位家具管理员审核;

(3) 家具用具资产管理部门审核;

(4) 领用人打印退库凭证,交到财务处;

(5) 财务退完资产反馈到家具用具资产管理部门;

(6) 进入处置汇总报批环节。

2.5.4转出业务

转出业务是指:将归属于学校的资产,通过某种合法的途径转移产权到校外其他单位,同时从学校资产库中标注成“转出”;转出的模式基本有:有偿转出、无偿转出。

(1) 单位家具管理员提交转出申请;有偿转出需要提供的资料:有资质的评估机构的评估报告、拟有偿转出合同、有偿转出方案等相关材料;无偿转出需要提供的资料:捐赠协议、捐赠单位出具的捐赠事项对本单位财务状况和业务活动影响的分析报告、《中央级事业单位国有资产处置申请表》等相关材料。

(2) 单位分管领导审核;

(3) 家具用具资产管理部门审核;

(4) 转出家具用具汇总报批;

(5) 进入汇总报批下账流程。

2.6置汇总报批及批量销账

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            (1) 家具用具资产管理部门按照时间、业务号、业务类型(报废、报失、退库、转出)进行检索,汇总后数据按批次进行保存,如需调整则按照业务号        进行整笔调整,汇总后打印《中央级事业单位国有资产处置申请表》,建议单笔汇总金额小于500万;

(2) 家具用具资产管理部门分管领导线下签字;

(3) 国资办分管领导线下签字;

(4) 家具用具资产管理部门上报学校审批;

(5) 家具用具资产管理部门上交处置报备材料给国资办;

(6) 待处置家具用具线上竞价;

(7) 如果有公司或个人回收则统一安排回收,回收后残值上缴国库;

(8) 如果没有公司或个人回收通知院系自行处置;

(9) 家具用具资产管理部门提交下账数据至财务处销财务账;

(10)财务处销账后,家具用具资产管理部门批量销家具用具帐;

注意:汇总后可记录每批处置残值收入。